Du nouveau dans les relations entre les employeurs et l’URSSAF

Un décret du 8 juillet 2016 modifie certains principes régissant les relations entre l’URSSAF et les employeurs cotisants. Focus sur certaines de ces nouveautés destinées à améliorer ces relations, et applicables pour les unes depuis le 11 juillet dernier et pour les autres, à compter du 1er janvier prochain.

Plus de souplesse pour le cotisant

Droit à l’erreur

Un « droit à l’erreur » est désormais reconnu aux cotisants qui se rendraient compte qu’ils ont commis une erreur non intentionnelle à l’occasion d’une déclaration.

Le cotisant peut alors être exempté de pénalités et majorations de retard quand les 2 conditions suivantes sont réunies :

  • la déclaration corrigée et son versement régularisateur sont adressés à l’URSSAF lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial.
  • le versement régularisateur doit être inférieur à 5 %du montant total des cotisations initiales.

Remise gracieuse

Hormis les cas d’infraction liée au travail dissimulé, l’employeur pourra demander une remise gracieuse des majorations et pénalités de retard sans avoir à établir dûment sa bonne foi.

Vérification des déclarations et contrôles sur pièces

Le contrôle sur pièces :

  • consiste à envoyer à l’URSSAF les pièces nécessaires au contrôle, dispensant ainsi au contrôleur de se rendre dans les locaux de l’entreprise,
  • ne peut excéder un délai de 3 mois, renouvelable une fois à la demande expresse et écrite du contrôlé ou de l’URSSAF.

A ce jour et depuis le 1er janvier 2015, le contrôle sur pièces est réservé aux sociétés comptant 9 salariés au plus. A compter du 1e janvier 2017, ce type de contrôle sera étendu aux sociétés employant moins de 11 salariés.

Par ailleurs, d’autres mesures relatives au contrôle sur pièces ont pris effet dès le 11 juillet 2016 :

  • Si le contrôle prend fin en raison du dépassement du délai de 3 mois, cela n’empêche pas le contrôleur d’informer le cotisant des éventuels manquements qu’il a pu constater.
  • En cas de nouveau contrôle sur pièces, ce dernier ne peut porter sur des périodes antérieures à la date d’envoi du précédent avis de contrôle.
  • Si l’URSSAF a besoin d’investigations complémentaires, elle doit informer l’entreprise de la poursuite du contrôle dans ses locaux. Il n’est dans ce cas pas nécessaire d’adresser un avis préalable de contrôle au cotisant.

Possibilité de se prévaloir de l’absence d’observations de l’URSSAF à l’occasion d’un contrôle antérieur

En cas de nouveau contrôle URSSAF, il est prévu par le Code de la sécurité sociale que le redressement ne peut pas porter sur des éléments ayant déjà fait l’objet d’observations dès lors que :

  • l’URSSAF a eu l’occasion de se prononcer en connaissance de cause sur des éléments contrôlés,
  • les circonstances de fait et de droit au regard desquelles les éléments ont été analysés, restent inchangées.

Changement des modalités de contrôle URSSAF

Avis de passage

Lorsque l’URSSAF contrôle un cotisant, elle doit lui adresser un avis de passage au moins 15 jours avant ledit passage. Auparavant, ce délai de 15 jours était un délai recommandé et son non-respect n’avait donc pas d’incidence sur la régularité du contrôle.

Désormais, le non-respect de ce délai de 15 jours affectera la régularité du contrôle (sauf en cas de recherche d’infraction liée au travail dissimulé).

Par ailleurs, la « Charte du cotisant contrôlé » qui doit obligatoirement être mentionnée sur l’avis de passage, deviendra opposable à l’URSSAF à partir du 1er janvier 2017. Le cotisant pourra donc s’appuyer sur cette charte en cas de litige avec l’URSSAF.

Documents demandés par le contrôleur

Le contrôleur peut demander au cotisant de présenter les documents demandés selon un certain classement, nécessaire au contrôle. Dans ce cadre, le contrôleur peut demander l’accès au matériel informatique. Il doit alors communiquer sa demande à l’avance au contrôlé.

Lettre d’observation

A l’issue du contrôle, l’URSSAF doit adresser au cotisant une lettre d’observations datée et signée, et mentionnant :

  • l’objet du contrôle,
  • les documents consultés,
  • la période vérifiée,
  • la date de fin du contrôle,
  • et en cas de redressement :
    • les observations motivées chef par chef de redressement,
    • le montant des assiettes correspondant,
    • l’indication des modes de calcul,
    • l’indication du montant des redressements,
    • les éventuelles majorations et pénalités.

Le cotisant dispose d’un délai de 30 jours pour répondre aux observations et pourra proposer des ajouts à la liste des documents consultés, qui permettront d’apporter des précisions complémentaires.

Cette réponse du cotisant doit faire l’objet d’un retour de la part de l’URSSAF qui doit répondre à chaque argument de manière circonstanciée, tout en précisant les montants des redressementsretenus ou non. Les montants faisant l’objet d’un redressement feront l’objet d’une mise en demeure.

Plus de temps pour contester les décisions auprès de la commission de recours amiable (CRA)

A compter du 1er janvier 2017, les cotisants disposeront d’un délai de deux mois (contre un seul actuellement), pour présenter leurs contestations devant la CRA, à l’encontre des décisions prises par l’URSSAF.

Par ailleurs, la décision de la CRA devra comporter, à compter de cette même date :

  • le détail des montants par motif de redressement, restant à la charge du cotisant, et
  • les délais et voies de recours possibles.

Contenu de la mise en demeure par l’URSSAF

Afin de permettre au cotisant de mieux comprendre la mise en demeure de l’URSSAF dont il fait l’objet, cette dernière doit mentionner :

  • la nature et le montant des sommes réclamées,
  • la période sur laquelle porte la mise en demeure,
  • la mention du Code de la sécurité sociale,
  • les majorations et pénalités appliquées.

Par ailleurs, à compter du 1er janvier 2017, cette mise en demeure devra également mentionner :

  • les montants notifiés par lettre d’observations, corrigés le cas échéant, en conséquence des différents échanges entre l’URSSAF et le cotisant,
  • la référence et la date :
    • de la lettre d’observations, et
    • du dernier courrier rédigé suite aux éventuels échanges consécutifs à la lettre d’observations.

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