Nouvelles modalités de calcul des effectifs au 1er janvier 2018

Le décret n°2017-858 du 9 mai 2017 publié au JO du 10 mai 2017 vise, notamment, à harmoniser le décompte de l’effectif annuel de référence pour l’application des règles de calcul et de recouvrement des cotisations sociales. Ainsi, alors qu’actuellement on prend en compte l’effectif au 31 décembre pour les règles de paiement des cotisations, il faudra, à compter de l’entrée en vigueur de ces nouvelles règles, prendre en compte l’effectif annuel moyen.

Analyse de ces nouvelles règles de décompte d’effectif, qui entreront en vigueur le 1er janvier 2018 (ce qui signifie que l’effectif annuel moyen de 2017 sera pris en compte selon les nouvelles règles de décompte présentées ci-dessous).

Les obligations impactées par ce nouveau calcul d’effectif

Les nouvelles modalités de décompte d’effectif auront un impact sur les seuils d’effectif déterminant :

  • le calcul :
    • des cotisations sociales ;
    • de la tarification des accidents du travail (seuil d’application de la tarification individuelle, mixte ou collective) ;
    • de la contribution FNAL (Fonds National d’Aide au Logement) (seuil de 20 salariés à partir duquel le taux de la contribution au FNAL est de 0,50 %) ;
    • de la participation à l’effort construction (seuil de 20 salariés à partir duquel la participation est due) ;
    • de la déduction forfaitaire patronale sur les heures supplémentaires (seuil de 20 salariés en deçà duquel les employeurs peuvent bénéficier de ce dispositif) ;
    • de l’exonération de cotisations patronales d’assurances sociales et d’allocations familiales ouverte aux employeurs établis dans les départements d’Outre-mer(seuil de 11 salariés relatif à l’exonération de droit commun et seuil de 250 salariés relatif à l’exonération renforcée) ;
    • de l’exonération des cotisations patronales en faveur de l’emploi dans les zones de revitalisation rurales (ZRR) (seuil de 50 salariés en deçà duquel le dispositif d’exonération dans les ZRR est applicable) ;
  • les règles applicables en matière de date de paiement des contributions et cotisations aux URSSAF ;
  • l’assujettissement au forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire (seuil de 11 salariés à partir duquel le forfait social est dû sur les contributions patronales de prévoyance et de frais de santé) ;
  • la possibilité pour les URSSAF de réaliser un contrôle sur pièces (si l’effectif est inférieur à 11 salariés) ;
  • le seuil de bascule de procédure en versement en lieu unique (VLU) obligatoire (seuil au-delà desquels le VLU est obligatoire).

A noter qu’il n’y a pas d’impact pour :

  • la participation à la formation professionnelle continue ;
  • les exonérations sociales attachées au contrat d’apprentissage ;

qui continuent de relever de l’effectif annuel moyen prévu aux articles R 6331-1 et R 6243-6 du Code du travail.

Règle de calcul de l’effectif « sécurité sociale » de référence

Règle générale

L’effectif salarié annuel est calculé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.

Cet effectif annuel moyen est déterminé en calculant la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente, sans tenir compte des mois pendant lesquels aucun salarié n’est employé. L’effectif est donc apprécié au 31 décembre de l’année N, en fonction de la moyenne de chacun des mois de l’année N. Les effets du franchissement d’un seuil interviennent au 1er janvier de l’année N+1 (excepté pour la tarification des risques AT/MP pour laquelle il est tenu compte de la dernière année connue, soit l’année N-2).

Cet effectif annuel est arrondi au centième (2 chiffres après la virgule) : on ne tient pas compte de la fraction d’effectif au-delà de la 2e décimale.

Qui doit être pris en compte dans l’effectif ?

Dans le calcul de cet effectif sont pris en compte :

  • les salariés titulaires d’un contrat de travail ;
  • les salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage, et notamment :
    • les fonctionnaires et agents non titulaires des 3 fonctions publiques ;
    • les salariés des entreprises inscrites au répertoire national des entreprises contrôlées majoritairement par l’Etat ;
    • des fonctionnaires de France Télécom ;
    • des salariés des industries électriques et gazières ;
  • les gérants minoritaires ou égalitaires des SARL et SELARL ;
  • les présidents du conseil d’administration, les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués des SA et SELAFA ;
  • les directeurs généraux et les directeurs généraux délégués des institutions de prévoyance, des unions d’institutions de prévoyance et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
  • les présidents et dirigeants de SAS et SELAS.

Certains salariés sont pris en compte uniquement dans le cadre du calcul d’effectif servant à déterminer la tarification des risques d’accidents du travail et de maladie professionnelles. Il s’agit :

  • des apprentis ;
  • des titulaires d’un CIE ou d’un CAE (pendant la durée de l’attribution de l’aide financière) ;
  • des salariés en contrat de professionnalisation (pendant la durée du contrat s’il s’agit d’un CDD ou pendant la durée de l’action de professionnalisation s’il s’agit d’un CDI).

A savoir enfin, que pour les entreprises de travail temporaire sont pris en compte :

  • les salariés permanents ;
  • les salariés qui au cours de la période ont été liés à l’entreprise par des contrats de mission ;
  • les salariés liés à l’entreprise par un « CDI intérimaire ».

Qui doit être exclu de l’effectif ?

Ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif :

  • les stagiaires ;
  • les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (y compris les salariés intérimaires) ;
  • les salariés en CDD lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (le salarié absent est inclus, lui, dans le décompte) ;
  • les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent (à ne pas confondre avec les salariés ayant le statut d’intermittent).

Comment calculer l’effectif mensuel ?

  • Les salariés travaillant à temps plein sont intégralement pris en compte dans l’effectif mensuel de l’entreprise, et comptent donc « pour un ».
  • Les salariés travaillant à temps partiel sont pris en compte en divisant leur durée du travail contractuelle, par la durée légale ou conventionnelle du travail.
  • En cas de mois incomplet (embauche ou départ en cours de mois), les salariés sont décomptés à due proportion du nombre de jours travaillés au cours du mois considéré. Ainsi, un salarié embauché en cours de mois en temps partiel devra faire l’objet d’un double prorata.

Cas particuliers

La création d’entreprise

L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi salarié titulaire d’un contrat de travail dans l’entreprise correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche. Cela induit qu’au cours de l’année de création, il n’y a pas lieu de prendre en compte les mois au cours desquels le mandataire social est le seul présent à l’effectif.

Pour les années suivantes l’effectif de l’entreprise est calculé dans les conditions de droit commun.

La modification de la situation juridique de l’employeur

Lorsque survient une modification juridique de l’employeur au sens de l’article L 1224-1 du Code du travail, y compris lorsqu’une telle modification entraîne une création d’entreprise, l’effectif à prendre en compte pour l’année au cours de laquelle les contrats sont transférés, correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail.

Pour les années suivantes l’effectif de l’entreprise est calculé dans les conditions de droit commun.

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