Prise en charge obligatoire par l’employeur des frais de transport en commun

Posté le 2 août 2016

L’employeur doit prendre à sa charge au moins 50% du montant engagé par le salarié dans son (ou ses) abonnement(s) de transports en commun lui permettant de se rendre de son domicile habituel à son lieu de travail.

Tour d’horizon des contours de cette obligation.

Qui est concerné par cette obligation ?

Côté employeur

Tous les employeurs :

• situés sur le territoire français quelle que soit la région,
• aussi bien privés que publics,

doivent s’acquitter de cette obligation.

Côté salarié

Afin de bénéficier de la prise en charge « transport », les salariés concernés sont ceux qui :

• utilisent les transports en commun pour aller de leur résidence habituelle à leur lieu de travail, et
• achètent un (ou des) abonnement(s) leur permettant d’emprunter les transports en commun.

Attention : l’employeur ne sera pas tenu de respecter cette obligation :

• si le salarié perçoit déjà une indemnité compensant ses frais de déplacement entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge légale,
• si l’employeur organise lui même le transport de ses salariés entre leur domicile et leur lieu de travail,
• si le salarié n’engage pas de frais pour le déplacement entre son domicile et son lieu de travail.

Quels types d’abonnements doivent être pris en charge dans le cadre de cette obligation ?

La nature de l’abonnement

Quel que soit le nombre d’abonnements nécessaires pour parcourir la distance « domicile – lieu de travail », l’employeur est tenu de participer à au moins 50 % du coût total de tous les abonnements engagés par le salarié (sous réserve de la production par le salarié d’un justificatif pour chaque abonnement).

Ainsi peuvent être concernés :

• les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités, émis par la SNCF (TER, TGV…),
• les abonnements à un service public de location de vélos,
• les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités (comme par exemple les abonnements à un réseau de transport urbain type Pass Navigo en région Ile de France). A ce sujet, notons que le tarif du Pass Navigo a augmenté depuis le 1^er août 2016. Les tarifs applicables sont désormais les suivants (en euros) :

Attention : pour pouvoir bénéficier du remboursement, le salarié doit justifier d’un abonnement, les billets à l’unité n’ouvrant pas droit à la prise en charge.

Le trajet couvert par l’abonnement

Qu’importe la distance séparant le domicile du salarié de son lieu de travail, la prise en charge doit s’appliquer à l’ensemble des abonnements permettant au salarié de parcourir l’intégralité du trajet pour se rendre à son lieu de travail.

A noter que si plusieurs trajets sont possibles, l’employeur doit prendre en charge les abonnements permettant au salarié de venir travailler via le trajet le plus rapide.

Montant et régime social et fiscal de la prise en charge par l’employeur

Montant

L’employeur est tenu de prendre en charge au moins 50 % du montant de l’abonnement engagé par le salarié sur la base des tarifs de 2^nde classe (même si le salarié souscrit à un abonnement de 1^ere classe). Mais rien n’empêche l’employeur de prendre en charge ce montant à 100 %.

Régime social

Dans tous les cas, que l’employeur prenne en charge 50 % ou plus du montant de l’abonnement, ce dernier sera intégralement exonéré de cotisations sociales, sous réserve de pouvoir produire les justificatifs des dépenses réellement engagées par le salarié pour son (ou ses) abonnements transport.

Ce justificatif :

• peut – être :
  • le titre de transport lui-même, ou
  • la copie de l’abonnement souscrit par le salarié,
• doit permettre d’identifier son détenteur,
• doit être conforme aux règles de validité définies par l’entité qui l’a émis ou délivré.

Régime fiscal

L’avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l’employeur du titre de transport pour les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail du salarié est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite de la fraction que l’employeur a l’obligation de prendre en charge.

Cela implique que si l’employeur prend en charge plus de 50 % de l’abonnement transport, le surplus sera lui, soumis à l’impôt sur le revenu.

Cas particuliers

Les salariés absents

Le salarié en congés payés

Si l’abonnement a été utilisé au moins une fois au cours de la période qu’il couvre pour un trajet domicile – lieu de travail, l’employeur doit assurer une prise en charge « normale », comme si le salarié avait travaillé pendant toute la période couverte par l’abonnement, et sans déduire les jours de congés.

En revanche, si le salarié est en congés payés pendant toute la période couverte par l’abonnement, l’employeur n’a pas à prendre en charge le remboursement au titre de cette période non travaillée.

Le salarié en arrêt maladie

Même si le salarié est malade au cours de la période couverte par l’abonnement, l’employeur doit prendre les 50 % à sa charge à la condition que pendant cette période, le salarié ait utilisé au moins une fois l’abonnement pour un trajet entre son domicile et son lieu de travail.

Les salariés à temps partiel

Pour déterminer dans quelle mesure l’employeur doit prendre en charge le titre de transport d’un salarié à temps partiel, il convient de se baser sur son temps de travail hebdomadaire :

• Si le salarié travaille au moins 17 heures et 30 minutes par semaine (mi-temps ou plus), alors la prise en charge de son abonnement transport est équivalente à celle d’un salarié travaillant à temps plein.
• Si le salarié travaille moins de 17 heures et 30 minutes par semaine, alors la prise en charge de son abonnement transport est proportionnelle au nombre d’heures hebdomadaires travaillées, par rapport à la moitié d’un temps complet.

Les salariés à employeurs multiples

Pour les salariés multi-employeurs, chacun des employeurs participe aux frais de transport de la même façon que pour un salarié à temps partiel.

Ainsi, un salarié qui travaille à mi-temps chez 2 employeurs différents pourra bénéficier de la part de chacun de ses employeurs, d’un remboursement à hauteur de 50 % de son abonnement (et donc au total, du remboursement intégral de cet abonnement).